TOP Ö 14: Verwaltungsgliederung/Sachgebietszuweisung

Sachverhalt:

Gemäß § 65 Abs. 2 Gemeindeordnung gliedert die Oberbürgermeisterin die Verwaltung in Sachgebiete und weist diese den Stadträtinnen und Stadträten zu.

Die Oberbürgermeisterin legt ihren Vorschlag zur Verwaltungsgliederung und Sachgebietszuweisung gemäß § 65 GO der Stadtvertretung vor. Diese nimmt den Vorschlag zur Kenntnis. Sollte kein Einvernehmen vorliegen, kann sie dem Vorschlag auf Antrag mit der Mehrheit von zwei Dritteln der gesetzlichen Zahl der Stadtvertreter/innen widersprechen.

Alle nachfolgenden Regelungen sind innerhalb der Dezernate, daher unterliegen sie nicht dem § 65 GO. Die Sachgebiete/Dezernate ändern sich nicht. Im Bereich der Finanzen handelt es sich allerdings um weitreichende Änderungen. Daher sollen diese nur im Einvernehmen mit dem Hauptausschuss bzw. der Stadtvertretung erfolgen.

In den letzten Monaten wurde sich verwaltungsseitig umfangreich mit dem Thema Neuregelung der Finanzaufgaben beschäftigt.

Anlass war

1.     Zurzeit ist die gesamte Aufgabenwahrnehmung in drei Bereiche aufgeteilt:

a.     Stabsstelle Beratung in zentralen Finanzfragen (Stelle ist vakant)

b.    Amt 11 Zentrale Steuerung Finanzen mit drei Fachbereichen, die alle durch die Amtsleitung in Personalunion geleitet werden und es gibt keine Regelung zur Stellvertretung

c.     Amt 21 Buchhaltung mit drei Fachbereichen (Führungsspanne durch Aufgabenzuwachs sehr groß)

2.     Weitere Anforderungen im Bereich der Wahrnehmung von Finanzaufgaben

3.     Schnittstellen, Zusammenarbeit, Umfang von Führungsaufgaben

Im Ergebnis konnte festgestellt werden:

Neben dem Amt 11 ist eine Stabsstelle Zentrale Beratung in Finanzfragen nicht mehr sinnvoll. Durch die Vakanz in der Stabsstelle hat der Leiter des Amtes 11 diese Aufgabe mit wahrgenommen. Das hat sich bewährt, auch in der Zusammenarbeit mit dem Hauptausschuss, da es dadurch einen zentralen „Ansprechpartner“ bei Informationsbedarf in den Sitzungen gibt.

Daneben hat sich der Aufwand in der Schnittstelle zwischen dem Amt 11 und dem Amt 21 erheblich vergrößert. Festlegungen durch strategische Ausrichtung des Finanzwesens durch das Amt 11 müssen durch diesen in der Koordination auch umgesetzt werden und sollte keine Schnittstelle zu einem anderen Amt haben. Das führt zu Reibungsverlusten und damit zu unnötigem Zeitaufwand.

Daher ist zukunftsorientiert eine Bündelung der Aufgaben in einem Amt erforderlich.

Neben den sachbezogenen Aufgaben einer Amtsleitung muss aber auch die Entwicklung der Führungsaufgaben gesehen werden.

Die Anforderungen für alle Führungskräfte sind gewachsen, nicht nur durch neue Führungsinstrumente, sondern durch den erhöhten Aufwand in der Kommunikation und Unterstützung in der Arbeit (schwierige Fälle) der direkt unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dies ist kein Norderstedter Phänomen, sondern eine bundesweite Entwicklung. Inzwischen gibt es daher viele Empfehlungen zur Leitungsspanne.

Bereits vor einigen Jahren wurde daher bei der Stadt das Instrument der Sachgebiete in der Verwaltungsgliederung eingezogen. Zunächst allerdings nur als sachbezogene Ebene ohne die dienstrechtliche Komponente.

Dies wird nun geändert, Sachgebiete werden eine Führungsebene unterhalb der Fachbereiche.

Für die Finanzaufgaben ist das Ziel eine Optimierung in der Aufgabenwahrnehmung unter Berücksichtigung der Führungsaufgaben.

Hierbei handelt es sich um einen Prozess, der sich entwickeln muss.

Deshalb soll im ersten Schritt eine Bündelung in einem Amt erfolgen,

Amt für Finanzen mit der Gliederungsziffer 20.

Der Leiter des Amtes 11 wird damit Leiter des Amtes 20. Zur Unterstützung in Grundsatzangelegenheiten erfolgt eine direkte Zuordnung der zweiten besetzten Stelle, die bereits unterstützende Aufgaben wahrgenommen hat, aus der Stabsstelle Beratung in zentralen Finanzfragen. Die Stabsstelle entfällt in der Verwaltungsgliederung.

Das Amt wird in drei Fachbereiche aufgeteilt.

Fachbereich 201 Zentrale Finanzsteuerung, Investitionsplanung, Grundsatzfragen

Damit wird eine Stelle für eine Fachbereichsleitung erforderlich. Hierfür soll die vakante Stelle aus der Stabsstelle genommen werden. Natürlich muss die Aufgabenstellung erst neu beschrieben und bewertet werden.

Der Fachbereich 201 soll in zwei Sachgebiete aufgeteilt werden.

Sachgebiet 2011 Haushaltsplanung und zentrale Aufgaben

Aufgaben:

·         Kosten- und Leistungsrechnung

·         Kreditmanagement

·         Fördermittelakquise

·         Konsolidierung

·         Steuerrecht

·         Haushaltsplanung

·         Investitionsplanung

·         Administration H&H

·         Vorbericht

Sachgebiet 2012 Controlling, Berichtswesen, Beteiligungs-und Konzernsteuerung

Aufgaben:

·         Halbjahresberichte

·         Querschnittsbericht

·         Schuldenbericht

·         Einzelbereichsberichte, z.B. Schulen

·         Soll-Ist-Vergleich

·         Abweichungsanalysen

·         Beteiligungsberichte

·         Gesellschafterverträge

·         Geschäftsordnungen

·         Wirtschaftsprüfer

·         Aufsichtsratsbetreuung

Eine Übertragung der Funktion Sachgebietsleitung erfolgt zunächst nicht. Dies fällt unter den Entwicklungsprozess nach Besetzung der Stelle 201.1

Fachbereich 202 Buchhaltung

Die Fachbereichsleitung wird durch die bisherige Amtsleitung Amt 21 wahrgenommen und es erfolgt die Übertragung der Funktion stellvertretende Amtsleitung

Der Fachbereich 202 soll zunächst in zwei Sachgebiete aufgeteilt werden, ggf. macht der Entwicklungsprozess weitere erforderlich.

Sachgebiet 2021 Buchführung, Anlagen- und Bilanzbuchhaltung, Abschlüsse

Sachgebiet 2022 Zahlungsverkehr und Vollstreckung

Die Sachgebietsleitungen werden den bisherigen Fachbereichsleitungen übertragen.

Fachbereich 203 Steuern

Der Fachbereich wurde neu gebildet (Hauptausschuss Nov. 19). Die Stelle der Fachbereichsleitung ist zum 01.02.2021 besetzt.

Über den Entwicklungsprozess wird im Hauptausschuss berichtet werden.

Des Weiteren ist eine Änderung innerhalb des Dezernates II beabsichtigt.

Seitens der Dezernentin bzw. der Amtsleitung des Amtes 42 Schule, Sport und Kindertagesstätten, welches in drei Fachbereiche aufgeteilt ist, wurde ein Antrag gestellt, eine weitere Gliederung einzurichten.

Im Fachbereich 422 Kindertagesstätten sollen zwei Sachgebiete eingerichtet werden.

Begründung des Fachamtes:

Durch das am 01.01.2021 in Kraft getretene Kita-Reform-Gesetz werden die Aufgaben der Stadt Norderstedt als örtlicher Träger der Jugendhilfe deutlich erweitert. Die Aufgaben als Wohnort- und Standortgemeinde sowie als Träger von Kindertagesstätten bleiben daneben bestehen.

Es wird zukünftig im Rahmen der gesetzlichen Veränderungen auch ein höheres Gewicht auf die pädagogische Qualitätssicherung und –entwicklung gelegt. Die Qualität der pädagogischen Arbeit in den städtischen Kitas sollte nach dem Anspruch der Stadt Norderstedt über den gesetzlichen Mindestanforderungen liegen und muss daher zukünftig auch intern ständig evaluiert und noch stärker gesteuert werden.

Die Gliederung des Amtes 42 stellt sich neu wie folgt dar:

42 Amt für Schule, Sport und Kindertagesbetreuung

421 Fachbereich Schule

422 Fachbereich Kindertagesstätten

4221 Sachgebiet Kinderbetreuung

4222 Sachgebiet Städtische Kindertagesstätten

423 Fachbereich Sport

Das Sachgebiet 4221 wird damit grundsätzlich alle Verwaltungsaufgaben wahrnehmen. Die Leitung erfolgt in Personalunion durch die Fachbereichsleitung.

Das Sachgebiet 4222 soll sich mit den pädagogischen Aufgaben beschäftigen.

Somit wird eine Stelle für eine Sachgebietsleitung erforderlich.

Hier wird im Anforderungsprofil folgende Qualifikation gesehen:

  • Abgeschlossene Hoch-  oder Fachhochschulausbildung im Bereich der Sozialpädagogik oder abgeschlossene Hoch- oder Fachhochschulausbildung im Bereich der Frühkindlichen- oder Kindheitspädagogik

Die Umsetzung der vorgenannten Änderungen zur Verwaltungsgliederung bezogen auf Stellen werden zum Nachtrag zum Stellenplan beantragt werden.

Zur Information wird abschließend mitgeteilt, dass der neue Wertstoffhof des Amtes 70 Betriebsamt in der Friedrich-Ebert-Straße als Einrichtung des Fachbereiches 701 Abfall und Verwaltung geführt wird.

Sollte sich im Rahmen der Entwicklung zeigen, dass für den Wertstoffhof eine eigene organisatorische Einheit erforderlich ist, wird im Hauptausschuss berichtet werden.

 

Die Stadtvertretung nimmt die Mitteilungsvorlage zur Kenntnis.